國際貨運代理參與了同貨運有關的諸多活動，可以歸納為以下方面：為客戶選擇最適合的運輸方式;為客戶選擇最適當?shù)某羞\人并簽訂運輸合同;組織貨物拼裝;制備有關單證;協(xié)助客戶達到有關法規(guī)和信用證的要求;代為清關;就包裝向用戶提出建議;代辦運輸保險;代辦倉儲、分拔業(yè)務;對運輸中的貨物進行監(jiān)管等。
現(xiàn)就上述各方面分別作簡要說明。
1、向用戶提出關于最佳運輸方式的建議
貨運代理的最終目的，在于將貨主的要求和商業(yè)交易的要求同各種運輸方式進行最佳的匹配。而要做到這一點，貨運代理人就必須具備關于各種運輸方式的知識，并對貨物和市場有所了解。只有這樣，才能客觀公正地在下列多種運輸方式中進行最佳選擇和組合：拖車服務、常規(guī)海運服務、包裹服務、滾裝運輸服務、集裝箱拼箱服務等等。各種運輸方式的經(jīng)濟性、快速性、適貨性是不同的，對某種貨物而言各有利弊。貨運代理要從用戶利益出發(fā)，力求運費最低;而承運人從自身利益出發(fā)，力求營運收益最高。貨運代理在業(yè)務洽淡中，必須注意這一點，找到其平衡點。
2、選擇最合適的承運人并簽訂運輸合同
選定運輸方式以后，下一個重要步驟就是選擇合適的承運人。運送時間、發(fā)送頻度、到達時間、車船國籍等都是至關重要的因素。代理人代客戶確定實際承運人以后，即可簽約訂艙。在正常運輸線路受到罷工、停工或交通堵塞影響時，代理人可酌情變更運送方式，這是與承運人的不同之處。代理人要圓滿完成任務，必須熟悉1990年國際商會《貿(mào)易術語解釋通則》(Incoterms),比如，EXW(工廠交貨價)、FOB(船邊交貨的離岸價)、CIF(成本加保險加運費的到岸價)等在國際貿(mào)易中的實際應用。一個好的貨運代理人，既要了解客戶的要求和貨物的特性，又要能憑借業(yè)務知識，為客戶選擇最合適的交易條件。
3、組織貨物的拼裝
隨著跨國經(jīng)營和貨運“批多量少”趨勢的發(fā)展，有時貨源與目的港都很分散，必須采用另一種運輸方式。有時沒有現(xiàn)成的運輸方式可用，就要作出特別的運輸安排，把小批量貨物集中起來進行拼箱運輸。貨運代理組織貨物的拼裝和混載運輸，這時他的身份與承運人或無船承運人(NVOC)相似，不能再以代理人的身份出面簽單(ceasetobeanagent,butactasacar-rier)。英國國際貨物運輸協(xié)會的成員公司碰到這種情況時，通常是簽發(fā)菲亞達提單(FIATAbillsoflading)，這種全程運輸單是可以被銀行接受的。
4、制備貨運單證
貨運代理人在安排運輸?shù)倪^程中，要按照不同的運輸方式和商業(yè)交易的要求，制備貨運代理和適合相關運輸方式的單證。如提單、空運單、菲亞達提單或國際公路運輸單(CMRnotes)，一般在其內(nèi)容上都有一些特殊的規(guī)定和聲明。
5、協(xié)助用戶達到有關法規(guī)與信用證的要求
在運輸過程中，發(fā)生了違規(guī)問題以后再查找原因，那要付出沉重的代價。國際貨運代理人負有安排全程運輸?shù)呢熑危瑧〞赃\輸業(yè)務過程，事前周密防范，必要時得向有關主管部門了解對某種貨物的具體要求及其限制規(guī)定。跟單信用證之所以造成延誤，原因往往在于文字錯誤、表達不清或不符合領事簽證的要求等。貨運代理在制備產(chǎn)地證明、裝箱單或其他單證時，務必使其符合有關法規(guī)的要求、合同的條款要求并符合商業(yè)習慣。
6、代為備檢和辦理清關
貨物物從一個國家運抵另一個國家，要經(jīng)過海關的仔細檢查。以歐共體各國之間的貨物運輸而言，為了防止毒品走私、非法進入和暴力行為，海關對成員國的貨物也必須進行一定的檢查。至于一般國家之間的貨物進出口，自然更加嚴格。貨運代理人或其辦事機構(gòu)應代客戶認真做好貨物受檢和清關工作。
7、就貨物包裝要求向用戶提出建議
貨物包裝要求既要符合自身特性，又要適應不同運輸方式的風險防范。而且，各國法律的規(guī)定也不完全一致。比如，紙板箱散裝在集裝箱中，是不準從新加坡運往沙特阿拉伯吉達港的。有些表面上沒有問題的貨物，如潤色漆、煙霧劑，其實是應該作為危險貨物處理的。貨運代理人應自備《國際危規(guī)》，以便就貨物包裝問題向用戶提出建設性意見。
8、代辦運輸保險、倉儲及分撥業(yè)務
國際運輸比國內(nèi)運輸中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，貨損、貨差或延誤的風險更大。貨運代理人應根據(jù)可能存在的風險，代用戶確定保險范圍，辦理好投保事宜。貨運代理人根據(jù)其辦事機構(gòu)和代理網(wǎng)絡關系，考慮并決定所運貨物是即時分撥還是進行臨時倉儲。
9、運輸中的貨物跟蹤監(jiān)管
貨物在運輸途中發(fā)生延誤或其他問題，不論是涉及海關、銀行、保險或承運人，國際貨運代理都有責任跟蹤監(jiān)管并代客戶進行處理。
一個成熟的貨運代理人，應把上述幾方面都納入自己的業(yè)務范圍，并根據(jù)合同承擔其相應的責任。我國目前雖然已經(jīng)有1400家經(jīng)批準的國際貨代企業(yè)，但是上規(guī)模的不多，服務手段一般比較落后，我國國際貨運代理業(yè)的法規(guī)還欠完善，行業(yè)管理的力度不足。我國貨運代理業(yè)，特別是國際貨運代理還有很長的路程要走。
